普通用户（个人、企业、政府等）电脑上的文档资料都是以电子文件的形式分散存储于电脑的硬盘上，随着时间的推移，文件数量越来越多，文件目录树越来越复杂……文件存放位置完全按个人习惯，一般而言比较零乱，且基本未对其进行分类。如果出现Windows 系统变更的情况（例如，重装系统等），很容易发生文档丢失现象。这种文档存储方式非常不便于用户使用，不便于统一管理。
    Apookle Documents 5系统将用户的所有文档直接加密保存到 Apookle 核心文档数据库中，集中进行授权，方便安全管理，提供更便捷的检索、保密、共享等。

    Apookle Documents 5中的Apookle 文档数据库加强了对当前主流关系型数据库最新版本的数据存贮的支持， 而且继续支持这些关系型数据库的2000年后的版本，并已通过测试。由于采用封闭结构模型进行Apookle 文档数据库的建立，一般也支持这些主流关系型数据库产品的后续升级版本，同样支持链接表和动态存取的功能。超大文档数据量表的动态存取性能，通过任意读取已经计算过的检索记录数大大提高。
    Apookle Documents 5支持以下类型关系数据库：

    普通用户电脑上的文档资料都是以电子文件的形式分散存储于电脑的硬盘上，随着时间的推移，文件数量越来越多，文件目录树越来越复杂……文件存放位置完全按个人习惯，一般而言比较零乱，且基本未对其进行分类，当想查找某一类文件时或系统重装时便非常困难，Apookle Documents 5 系统可根据客户的实际需要，把不同格式的办公文件进行分类，用户可以很随意地将具备修改权限的文档归集到某个具体的文档类型中，如律师行业的诉讼文件类型中。特别是目录和授权完全可根据企业的结构进行建立。在安装Apookle Documents 5后，系统自动创建常用的文档目录供用户使用，用户可方便地在此结构下调整建立自己的目录结构。

    每一个电脑用户都在自己使用的电脑上或多或少地存储了一些敏感信息，如客户名单、资金往来信息、朋友名单、银行账号、股票账号、基金账号、家庭地址……这些信息的安全就显得非常重要。病毒、黑客、流氓软件等恶意软件的入侵，往往在用户无任何征兆的情况下窃取这些敏感信息，给许多电脑用户带来损失或不便。Apookle Documents 5系统采用双钥 128 位加密方式对文档内容进行加密存储和管理，不但有效地保证了用户文档的访问安全，还可保证文档内容的存储安全。即使文档被黑客偷取，也无法打开用户文档获取文档内容信息。 双钥：是指Apookle文档系统中采用两种不同且相互独立的加密算法进行文档信息加密管理，有效保证用户信息安全；128位加密方式：是目前加密技术中最强的一种加密算法，满足高端安全加密需要。

    理论上，Apookle Documents 5 系统支持 Windows 系统下所有文件格式的集中管理、加密、授权、控制、快速定位、内容检索，对于图片和影像文件信息，实现了集中管理、加密存储、加密访问、网络共享、快速定位，未实现对其内容的检索/识别，此部分功能将在下一个版本中解决。但一般用户常用的文档主要为各种办公文档、 客户文档、项目文档、技术资料、设计文档、工程资料、法律文件、学术文档等，文件格式主要为Word、Excel、CSV报表文档、PowerPoint演示稿、RTF文档、MPP项目管理文档、TXT文本文件，以及PDF文档、html页面、XML文档等 常用格式，所以Apookle Documents 5系统在管理这些常用文件格式时采用了原型模型进行，使得Apookle Documents 5系统在这些常用文档的文件管理、加密/解密、快速检索上具备更优的系统性能。如下常用文档：

    Apookle Documents 5系统针对不同分区下的 Windows 文件系统，不论是存储于 FAT32 分区，还是 NTFS 分区、 CDFS 分区格式的文件系统 ，用户都可以在安装 Apookle Documents 5 后使用“导入搜索”功能将指定类型的文件或全部文件迁移到 Apookle 文档数据库中，使所需要的文档全部实现数据库管理。

    企业用户中需要大量的信息实时传递，以满足沟通和交流的需要，同时节省沟通成本。Apookle Documents 5 系统中提供的“即时消息”功能，可以很安全、方便地实现企业内人员间的相互实时沟通和交流。

    Apookle Documents 5系统为多用户网络系统，可在大范围内使用。对其中的每一个用户进行系统的使用授权，可有效控制具体用户的越权访问，例如，禁止非授权使用人员使用文档的全文检索功能。

    在Apookle Documents 5系统中，可以按用户的职务级别进行文档的同级访问控制。例如，甲建立了一个“2006年的财务支出计划申请表”，乙是甲的上级，默认情况下，乙有权查看该文档，除非甲修改该文档的默认访问授权；另外一种情况，丙与甲在在职务上属于同级，默认情况下，丙不能查看该“2006年的财务支出计划申请表”文档。

    Apookle Documents 5 的数据集合是按照谁创建谁拥有的原则进行管理的。对于企业用户，可以按照创建部门的不同进行数据授权管理。例如：人事部门不能查看销售部门的产品销售数据，财务部门能查看销售部门的产品销售数据，此时就需要对销售部门的数据做进一步的授权，方可满足企业的需要：允许财务部门，而拒绝人事部门对销售部门数据集合的查看要求。

    在Apookle文档数据库中，所有的文档都是以独立的文档对象模型结构进行存储，访问时按特定的对象结构进行文档内容的检索和提取。这样的文档对象存储结构，使得Apookle Documents 5系统支持对每一个文档进行访问授权控制。系统管理员可以将选定的文档单独授权给某个指定的用户。授权类型包括： 1) 查看 2) 打开 3) 打印 4) 导出 5) 编辑 6) 删除 7) 锁定 8) 解锁

    在使用Apookle Documents 5系统时，用户在无授权的条件下可以查看相关文档目录列表，可向权限用户申请指定授权，批准后，可以进行相应的操作。

    Apookle Documents 5 系统基于语言使用习惯进行头文字快速定位搜索。例如，英文版以英文字母顺序、中文版以汉字拼音进行快速文档定位。。Apookle Documents 5可以将已知的文档属性做为检索依据，如文档标题、作者、关键词、类型等，用户可以非常快捷地提取满足这些简单组合条件的文档列表，提高用户日常使用效率。

    Apookle Documents 5 系统支持模糊查询，也是目前计算机查找信息用的最多的一种搜索工具。通过登记信息中所包含的字符即关键字作为检索条件，检索出包含这个词的所有相关文档。例如，输入“8月支出”，但不确定查询哪个方面的8月支出信息，销售部门，生产部门等等，可以查询出所有有关“8月支出”的文档资料。

    为了更精确的检索出所需文档，Apookle Documents 5可根据文档中几个核心词语进行联合查询，如可以输入“北京 文档 奥普克 办公软件 企业ERP”进行联合检索，可把同时包含“北京”、“文档”、“奥普克”、“办公软件”、“企业ERP”五个词语的所有文档检索出来。

    Apookle Documents 5能够真正意义上实现文档的全文检索，如果没能记住文档的名称等属性，但知道文档内容中的一个，几个字词或一个句子，就可以将包含这些词或句子的文档全部检索出来，而不仅仅是文档标题，作者，大小，日期，类型等。全文检索的层级无限制。

    Apookle Documents 5为方便用户汇总使用文档，提供多种方式进行排序。文档时间、文档目录、文档关键词、文档主题、文档作者、文档大小、文档名称等。默认是按照文档标题的首字母进行排序： 1) 文档时间 2) 文档目录 3) 文档关键词 4) 文档主题 5) 文档作者 6) 文档大小 7) 文档名称 …

    Apookle Documents 5提供如下类型统计：部门、文档时间、文档目录、文档关键词、文档主题、文档作者、文档大小、文档名称等。系统的统计功能可以统计出任意查询条件的条目数、累计条目数据的和、条目的平均值等各种统计结果，并且统计结果可直接进入Excel以便编辑利用。

    Apookle Documents 5 系统的“导入”功能可以快速的将指定类型的文件迁移到Apookle文档数据库中，使所需要的文档全部实现数据库管理。用户可以对文档导入导出功能设定权限，从根本上避免了非法人员对企业信息的盗取（比如员工离职盗取资料）。为满足用户需要，导入导出功能又分为单个导入导出、批量导入导出。

    Apookle Documents 5系统依据用户权限提供文档的在线编辑功能。用户直接对选定文档进行修改、删除、标注、绘制表格等修改编辑操作，完成后进行版本控制，保存到 Apookle 文档数据库中。

    Apookle Documents 5 系统控制了在线编辑的同时操作，比如A员工在在线编辑时，B员工是不能编辑同一个文档的。编辑后会提示是否保存历史版本，同样可以对这些历史版本进行全文检索。

    Apookle文档数据是一个专业文档数据库，用户可以将Apookle文档数据库简单地理解为一个很大很大的容器。存储于Apookle文档数据库中的任何文档，用户都可以将其还原 到该文档导入前的原始位置，在一定程度上满足用户还原文档的需要。纯粹从安全角度考虑，用户可以将需要保密的文档“保存”到Apookle文档数据库中，需要时再还原导出。

    Apookle Documents 5系统从时间、空间上对操作用户进行控制。比如，可以规定外出用户在某一地理范围内应用，范围外是禁止访问的；或者规定某员工在2小时内可以检索文档数据库中的某一或一类文档，超时则禁止。也可以随时收回该员工的访问权限。

    企业用户经常需要将一个或多个文档以邮件方式发送给联系人，Apookle Documents 5系统中已包含了邮件撰写、发送、抄送、密送等功能，企业用户还可以很方便地在Apookle Documents 5系统中使用邮件批量发送功能。

    在Apookle Documents 5系统中 ，用户无须购买任何设备，无须再安装任何软件，就可以直接在自己的系统界面上完成没有时间、地点限制的传真发送工作。 定时传真发送功能，更为便捷。

    Apookle Documents 5系统中内嵌扫描文档核心部件，自动识别各种主流扫描仪设备。扫描完成后，自动进行识别，并保存到Apookle 文档数据库中。支持所有可用于扫描的文档，包括名片等小尺寸文档资料。强大的批量连扫功能和连续识别功能，有效地提高了大档案量的电子化过程。

    用户可以使用Apookle Documents 5系统中内嵌扫描文档核心部件中的OCR识别功能，对用其他扫描软件形成的扫描文档进行文字识别，并可直接保存到Apookle 文档数据库中，也支持该类扫描文档的内容检索。在 Apookle Documents 5系统中，可以准确地识别中文简繁体、英、日、韩文等多种文字、以及百余种汉字字体。节省因键盘输入的人力与时间，提高办公效率。

    为避免用户文档的泄露，Apookle Documents 5系统对每一硬件进行识别，保证即使文档被迁移，也不能被读取，从底层保证文档的安全性能。

    由于非本地网络始终存在连接中断的可能，数据传输时的断点续传功能就显得尤为重要。Apookle Documents 5系统为单独的客户端安装软件，其中内嵌了断点续传特性，传输时不受网络和浏览器的影响，即使网络断了之后数据保持不丢失，网络恢复正常了再把传输失败的数据重新传递到服务器。

    企业用户会经常遇到外出又急需公司文件的情况，这时只要在笔记本上安装了Apookle Documents 5通过网络就可以随时随地查阅、编辑文档数据库中的所有信息。由于采用CS客户端和硬件识别，不使用Http协议，极大程度保证了文档的安全。

    Apookle Documents 5系统中电脑不与服务器链接就可以将服务器端的文档数据集合下载到本地进行文档数据操作。提供的文档离线访问功能，可以将用户需要修改的文档 Check out到本地，修改完成后再Check in到远端的企业Apookle文档数据库服务器中。另外客户外出不方便连网时，在笔记本上安装了Apookle Documents 5，相当于在笔记本上安装了一个小型的Apookle文档数据库，可对所需的文档进行操作，并不需要与网络连接。 Apookle Documents 5系统对于用户操作中发生的资料数据的修改，会自动记载其修改的版本历史。用户可根据需要进行历史资料的查询。

    由于大部分企业用户的服务器系统容量是有限的，当企业不断增加文档数量时，会逐年降低文档访问使用效率，甚至会出现系统崩溃的局面。Apookle Documents 5系统采用了分布存储、分布计算方式，模糊了客户端和服务器的界限，这样不仅扩大了可存储文档的空间，而且同时操作的人数越多，速度会越快，效率越高。 由于Apookle Documents 5系统的分布计算特性，企业用户不需要配置价值很高的服务器系统即可满足海量文档数据的存储和管理，如百万级。奥普克测试表明，Apookle文档数据库中存储和管理数量为600万、大小近2T的文档数据集合时，一台13000元的PC服务器就能满足Apookle Documents 5系统对大容量文档数据的管理性能要求。

    远程访问是一种基本的广域网解决方案，主要支持远程计算机通过拨号线路接入本地网络。对于存在多个营业网点或分支机构的企业用户，在信息资源共享上存在一些障碍，Apookle Documents 5能够做到在现有网络条件下对每一个经营网点和分支机构的信息共享，信息检索性能并不降低，反而检索人数越多，速度越快。

    很多中大型企业用户拥有海量文档资料（数量庞大的文档数据、尺寸很大的单个文档），一些新成立的特殊行业企业用户在几年时间内文档数量也急剧增加，达到T级数据量。一般文档管理系统无法满足用户管理海量文档量的性能要求，难以胜任急剧增长的文档数量的管理需要，面临逐年使用系统性能快速下降、容量限制、系统崩溃的危机。Apookle 文档数据库中内嵌T级文档数据管理引擎(1T=1024G，1G=1024M），完全满足大中型企业用户对海量文档的存储、检索、管理需要。

    Apookle Documents 5.0 系统基于Apookle 文档数据库技术构建，Apookle 文档数据库以独立的文档原型模型存储和管理，保持了这些文档本身所具有的私有特性，如文档本身的语言特征。 用户在使用、处理、管理文档时，特别需要将不同语言环境下形成的文档进行统一管理，Apookle Documents 5.0 系统可满足该类特殊用户的需要。Apookle Documents 5.0 系统中封装了如下世界语言，并全面支持对这些文档的管理：

1)       简体中文

2)       繁體中文

3)       English

4)       Français

5)       Русско

6)       Deutsch

7)       한 국어

8)       Italiano

9)       Español

10)    Portuguese

11)    Nederlands

12)    Ελληνικά

13)    日本語

    对于企业用户而言，任何用户，无论曾采用何种操作，Apookle Documents 5系统都会自动记载该员工用户使用系统时的每一个操作信息：步骤、时间、操作地点等日志信息，并能将结果导出到EXCEL表格。企业用户可对日志信息的审核分析，获取员工工作业绩、文档安全等信息。

    在 Apookle Documents 5系统中，为保证用户Apookle文档数据库服务系统的使用性能，通过调用Apookle Documents 5的资源监测程序，可实时查看服务器系统当前系统资源的使用情况，生成资源使用报告，及时完善资源性能配置。监测指标包括：CPU、内存、网络。

    自2007年10月8日正式发布Apookle Documents 5以来，奥普克承诺每半年推出一个次版本的升级包。所有组件在主版本号内（3.00、3.12和3.99属于同一个主版本号）自动免费升级更新，提升产品功能性能，如3.00升级到3.12，无升级期限限制，但跨版本升级时，需另行购买升级许可，如从 50 升级到 6.00。 对于重大更新，奥普克将在其官方网站上通告，并邮件提醒所有企业版用户。

    Apookle Documents 5 系统中，Apookle 文档数据库以双钥加密方式进行文档数据的存储管理，在数据备份恢复时需要使用特殊的备份恢复程序进行文档数据库的备份恢复。Apookle 文档数据库中采用增量备份机制进行文档数据库的备份，有效保证数据集合的完整性、正确性。

    Apookle Documents 5中特别增加了多个行业需要使用的地理信息系统平台，这些地理平台的地理文档存储于Apookle 文档数据库的地理模型中，但调用或操作地理文档数据时，仍需要这些地理空间引擎的支持。Apookle Documents 5支持如下地理平台产品： 1) ESRI ArcGIS 2) MapInfo 3) MapGIS 4) AutoCAD 5) 3DMax
    在Apookle Documents 5系统中可以直接调用上述地理平台引擎进行地理数据的查找定位，也实现了对其存储的地理数据的全文搜索。