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解决方案要素： Request
  • 一个有效的文档管理解决方案详细说明：
  • 1、什么类型的文档和其他内容能在一个组织中被创建？
    2、每一种类型文档使用什么模板？
    3、提供给每一种类型文档的元数据是什么？
    4、在文档生命周期的每个阶段在哪里存贮文档？
    5、在文档生命周期的每个阶段如何控制访问一个文档？
    6、作为一个致力于文档创建、查看、提交、发布以及销毁的小组成员如何在组织内部移动文档？
    7、对文档应用什么策略以使得与文档有关的动作被审核，文档被正确的保存或销毁，以及组织重要的内容被保护。
    8、在它们生命周期中当从一个阶段到另一个阶段转变时文档如何被转换？
    9、作为公司报告文档被如何对待，哪个必须被保持以符合法律需求和公司指导方针。
  • 奥普克文档管理方案设计目标：
  • 加强对项目设计的制作过程控制和提高协同办公效率。 为分、总公司员工提供一个统一的工作平台，实现文档的交流互换，方便文档共享。
  • 建立电子化的文档借阅流程，保证项目资料的状态一致和提高审批与更改的效率。
  • 提高知识重用与数据共享，规范明细表的编制与输出，进而提高培训资料的修改的效率。
  • 建立安全的数据访问机制，加强企业资料的核心内容受控。
  • 建立一个完善的文档管理体系，帮助公司合理的存储，整理和共享文档资源。
  • 建立一个资产管理审计明细规则，为用户合理的分配资源与监察资源的使用与库存情况提供帮助。
  • 完善和规划公司文档管理方式，提高工作效率，加强文档安全性。
挑战

客户管理

20% 的客户往往可以给一个企业带来超过80%以上的利润。客户服务不周，会导致94%客户离去。100%的企业曾因丢失客户资料遭受直接损失。

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沟通瓶颈

由于数据版本难于控制、掌握。资源格式、结构严重不统一，极大的阻碍了人员对数据存储、查找的管理。另一方面公司内部职务与职责等方方面面又限制了资料的存取和共享，造成信息流通不畅，工作效率受阻。

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协作

机遇与挑战并存，当今办公模式日趋多元化，国际化。对企业异地协同办公提出挑战。内部办公流程复杂，未落到实处。设计图纸，零部件与关档的关联性未时时归类，对联合协同设计提出要求。

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知识存储

知识管理的重要性正日益受到重识，知识管理的过程是一个收集、更新、交替和扬弃的过程。如何从项目开发到实施、应用，对大量的文档进行有效的知识管理，转化、整合与创造是值得企业者深思的问题。

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